Fiche pratique

Marchés publics : échanges entre candidats et acheteur

Vérifié le 01 January 2023 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Au cours d'une procédure de marché public, les communications et les échanges d'informations entre les opérateurs économiques et l'acheteur sont réalisés selon des conditions précises. Les candidats potentiels peuvent notamment demander des renseignements complémentaires en plus de ceux qui figurent dans les documents de la consultation. Désormais, les communications et échanges peuvent être dématérialisés : dans ce cas ils auront lieu sur une plateforme électronique dénommée profil d'acheteur.

La fourniture d'informations complémentaires peut s'effectuer à la demande des candidats ou à l'initiative de l'acheteur. Dans tous les cas, l'acheteur respecte le principe d'égalité de traitement des candidats : il informe l'ensemble d'entre eux des modifications ou des renseignements complémentaires qu'il apporte aux documents de la consultation. Ainsi, tous les candidats disposent d'informations et de délais identiques pour formuler leur offre.

Questions des candidats

Si les candidats ont besoin d'informations complémentaires, ils peuvent poser des questions.

L'avis de marché mentionne les coordonnées de la personne à contacter au sein de l'acheteur afin d'obtenir des renseignements sur le marché.

Les candidats doivent utiliser le même mode de transmission de leurs questions et échanges pendant toute la procédure

Les échanges courants peuvent être faits en utilisant les profils d'acheteurs.

Les profils d'acheteurs comportent une rubrique spécifique où les candidats posent leurs questions et les acheteurs publient les réponses correspondantes. Ceci permet à tous les opérateurs économiques intéressés par le marché d'avoir accès aux mêmes informations.

En effet, si la réponse entraîne une connaissance spécifique ou un avantage à un candidat pour la compréhension du projet, l'ensemble des candidats doit être informé.

La réponse sera également visible pour toutes les entreprises n'ayant pas encore téléchargé les documents de la consultation

Chaque candidat peut librement s'adresser à l'acheteur, sous réserve d'avoir au préalable lu l'ensemble des documents de la consultation pour s'assurer que la réponse n'y figure pas déjà.

Il est recommandé, pour des questions de transparence et de traçabilité, de poser ses questions par écrit : courriel, télécopie ou profil d'acheteur.

Afin de recevoir les réponses aux questions posées par les autres candidats potentiels, il est essentiel d'être identifié par l'acheteur, et notamment de télécharger le DCE sur le profil d'acheteur en laissant des coordonnées détaillées et en utilisant une adresse mail relevée régulièrement.

Informations complémentaires fournies par l'acheteur

Même en l'absence de questionnement préalable, l'acheteur peut apporter des informations complémentaires.

En cours de procédure, des correctifs mineurs peuvent intervenir, à condition qu'ils ne modifient pas substantiellement la définition du besoin ou la nature du marché.

Ces compléments ou correctifs doivent être communiqués à l'ensemble des candidats potentiels identifiés dans un délai raisonnable avant la date limite de remise des offres.

Dialogue et négociation

  • L'acheteur peut avoir recours à une procédure de dialogue compétitif. Dans ce cas, il définit son besoin dans l'avis de marché ou dans un projet partiel, sélectionne un certain nombre de candidats et ouvre un dialogue avec les candidats pour développer une ou plusieurs solutions sur la base de laquelle ou desquelles les participants remettront une offre.

  • Certaines procédures, dites négociées, comprennent obligatoirement une phase de négociation. L'acheteur ne peut y avoir recours que si la législation relative aux marchés publics le permet. Dans ces procédures aussi, les conditions de négociation sont prévues dans l'avis de marché ou les documents de la consultation.

Modalité d'échanges entre les candidats

  • Les échanges et communications entre acheteur et candidats sont dématérialisées : l'acheteur et les candidats doivent échanger par voie électronique.

    Dans certains secteurs, ce n'est pas obligatoire : services sociaux, défense ou sécurité, contrat de concession.

    Par ailleurs, il est possible d'écarter la voie électronique dans les cas suivants :

    • Difficultés techniques (logiciels incompatibles, formats de fichiers particuliers)
    • Nécessité de fournir des maquettes, des prototypes, des modèles réduits ou des échantillons.

     À noter

    Les candidats ou soumissionnaires peuvent adresser à l'acheteur une copie de sauvegarde de leur offre par voie dématérialisée (par exemple, via une plateforme cloud). Cette copie doit parvenir à l'acheteur dans le délai précisé pour le dépôt.

  • L'acheteur peut choisir d'échanger électroniquement avec les candidats mais ce n'est pas obligatoire.

Lorsque le soumissionnaire a transmis son offre, il ne peut plus la modifier, mais peut en déposer une nouvelle, à condition d'être toujours dans les délais. C'est la dernière offre reçue qui sera ouverte.

L'acheteur peut communiquer avec un candidat si se trouve dans l'un des cas suivants :

  • Des pièces ou informations sont absentes ou incomplètes (demande de régularisation de la candidature)
  • L'acheteur a besoin d'une précision. Il ne doit pas s'agir d'une négociation ou d'une modification de l'offre
  • Erreur matérielle flagrante, par exemple une erreur de calcul évidente dans une annexe financière (cela doit rester exceptionnel)
  • pour régulariser une offre irrégulière en appel d'offres ou en procédure adaptée sans négociation
  • L'offre est anormalement basse par rapport à la valeur de son estimation initiale, de sa connaissance générale du marché, de la moyenne de l'ensemble des offres, etc.

La fourniture d'informations complémentaires peut s'effectuer à la demande des candidats ou à l'initiative de l'acheteur. Dans tous les cas, l'acheteur respecte le principe d'égalité de traitement des candidats : il informe l'ensemble d'entre eux des modifications ou des renseignements complémentaires qu'il apporte aux documents de la consultation. Ainsi, tous les candidats disposent d'informations et de délais identiques pour formuler leur offre.

Questions des candidats

Si les candidats ont besoin d'informations complémentaires, ils peuvent poser des questions.

L'avis de marché mentionne les coordonnées de la personne à contacter au sein de l'acheteur afin d'obtenir des renseignements sur le marché.

Les candidats doivent utiliser le même mode de transmission de leurs questions et échanges pendant toute la procédure

Les échanges courants peuvent être faits en utilisant les profils d'acheteurs.

Les profils d'acheteurs comportent une rubrique spécifique où les candidats posent leurs questions et les acheteurs publient les réponses correspondantes. Ceci permet à tous les opérateurs économiques intéressés par le marché d'avoir accès aux mêmes informations.

En effet, si la réponse entraîne une connaissance spécifique ou un avantage à un candidat pour la compréhension du projet, l'ensemble des candidats doit être informé.

La réponse sera également visible pour toutes les entreprises n'ayant pas encore téléchargé les documents de la consultation

Chaque candidat peut librement s'adresser à l'acheteur, sous réserve d'avoir au préalable lu l'ensemble des documents de la consultation pour s'assurer que la réponse n'y figure pas déjà.

Il est recommandé, pour des questions de transparence et de traçabilité, de poser ses questions par écrit : courriel, télécopie ou profil d'acheteur.

Afin de recevoir les réponses aux questions posées par les autres candidats potentiels, il est essentiel d'être identifié par l'acheteur, et notamment de télécharger le DCE sur le profil d'acheteur en laissant des coordonnées détaillées et en utilisant une adresse mail relevée régulièrement.

Informations complémentaires fournies par l'acheteur

Même en l'absence de questionnement préalable, l'acheteur peut apporter des informations complémentaires.

En cours de procédure, des correctifs mineurs peuvent intervenir, à condition qu'ils ne modifient pas substantiellement la définition du besoin ou la nature du marché.

Ces compléments ou correctifs doivent être communiqués à l'ensemble des candidats potentiels identifiés dans un délai raisonnable avant la date limite de remise des offres.

Négociation

Dans le cadre d'un marché passé selon une procédure adaptée (Mapa), des échanges sont possibles entre les candidats et l'acheteur, s'il a prévu de mettre en œuvre une négociation dans les documents de la consultation mais elle n'est pas obligatoire.

Modalité d'échanges entre les candidats

  • Les échanges et communications entre acheteur et candidats ont lieu par voie électronique. Dans certains secteurs, ce n'est pas obligatoire : services sociaux, défense ou sécurité, contrat de concession.

    Par ailleurs, il est possible d'écarter la voie électronique en cas de :

    • Difficultés techniques (logiciels incompatibles, formats de fichiers particuliers)
    • Nécessité de fournir des maquettes, des prototypes, des modèles réduits ou des échantillons.

     À noter

    Les candidats ou soumissionnaires peuvent adresser à l'acheteur une copie de sauvegarde de leur offre par voie dématérialisée (par exemple, via une plateforme cloud). Cette copie ne peut être prise en considération que si elle est parvenue à l'acheteur dans le délai prescrit pour le dépôt.

  • L'acheteur peut choisir d'échanger électroniquement avec les candidats mais ce n'est pas obligatoire.

Lorsque le soumissionnaire a transmis son offre, il ne peut plus la modifier, mais peut en déposer une nouvelle, à condition d'être toujours dans les délais. C'est la dernière offre reçue qui sera ouverte.

L'acheteur peut communiquer avec un candidat dans l'un des cas suivants :

  • Des pièces ou informations sont absentes ou incomplètes (demande de régularisation de la candidature).
  • L'acheteur a besoin d'une précision. Il ne doit pas s'agir d'une négociation ou d'une modification de l'offre.
  • Il y a une erreur matérielle flagrante, par exemple une erreur de calcul évidente dans une annexe financière (cela doit rester exceptionnel).
  • Il est nécessaire de régulariser une offre irrégulière en appel d'offres ou en procédure adaptée sans négociation.
  • L'offre est anormalement basse par rapport à la valeur de son estimation initiale, de sa connaissance générale du marché, de la moyenne de l'ensemble des offres, etc.

Les règles diffèrent selon qu'il s'agit d'une procédure formalisée ou adaptée (Mapa).

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