Le propriétaire doit remettre certains documents au locataire lors de la signature du bail ou du renouvellement du bail. Il s'agit des documents suivants :

Un dossier de diagnostic technique, qui regroupe les diagnostics suvants :

• Diagnostic de performance énergétique (DPE)
• Constat de risque d'exposition au plomb (Crep)
• État de l'installation intérieure de l'électricité si l'installation a plus de 15 ans
• État de l'installation intérieure du gaz si l'installation a plus de 15 ans
• État des risques (naturels, miniers, technologiques, sismiques, radon...)
• Diagnostic Bruit

Et les documents suivants :

• Notice informative
• État des lieux d'entrée établi lors de la remise des clés et l'état des lieux de sortie réalisé lors de la restitution des clés
• Attestation d'assurance contre les risques locatifs que le locataire doit obligatoirement souscrire
• Énumération des équipements d'accès aux technologies de l'information et de la communication (câble, TNT, fibre...)
• Copie de la convention Anah si le logement loué est conventionné
• Copie de la grille de vétusté si le locataire et le propriétaire ont convenu d'en appliquer une
• Si le logement est situé dans un immeuble en copropriété, un extrait du règlement de copropriété. L'extrait porte sur la destination de l'immeuble, la jouissance des parties privatives et communes. Il porte également sur la quote-part afférente au logement loué dans chacune des catégories de charges.

Si le logement est situé dans une zone d'habitat indigne, sa mise en location (le renouvellement et la reconduction du bail n'y sont pas soumis) peut nécessiter :

• d'obtenir en mairie une autorisation préalable à annexer au contrat de bail
• ou de déposer en mairie une déclaration contre récépissé, dont une copie doit être remise au locataire.

Contactez votre mairie pour savoir si le logement à mettre en location est concerné par cette obligation.

Si une clause du bail prévoit des frais pour l'établissement ou la remise d'une quittance de loyer, cette clause doit être considérée comme non écrite.

Pour chaque loyer réglé, le propriétaire (ou son représentant) doit transmettre gratuitement une quittance de loyer au locataire qui lui en a fait la demande.

La quittance détaille les sommes versées par le locataire, en distinguant le loyer et les charges.

Avec l'accord du locataire, le propriétaire (ou son représentant) peut transmettre la quittance par mail.

Informations mensuelles

Chaque mois, le propriétaire doit transmettre l'évaluation de la consommation de chaleur, de froid, d'eau chaude sanitaire du logement, lorsque l'immeuble est doté de compteurs individuels d'énergie thermique télé-relevables, d'appareils de mesure télé-relevables permettant de déterminer la quantité de froid, d'un dispositif d'individualisation des frais d'eau chaude sanitaire.

Lorsque le logement se trouve dans une copropriété, le propriétaire doit transmettre les informations qu'il reçoit du syndic.

Régularisation annuelle de charges

Le montant des charges locatives récupérées par le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit être justifié.

Les provisions, comme les régularisations annuelles, sont justifiées par la communication :

• des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges
• et, dans un immeuble collectif, du budget prévisionnel

Un mois avant la régularisation annuelle envisagée, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit communiquer au locataire les informations suivantes :

• Décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...)
• Mode de répartition entre les locataires, si le logement est situé dans un immeuble collectif
• Note d'information sur le calcul des charges de production d'eau chaude sanitaire et des charges de chauffage collectifs.  Cette note d'information comporte également la consomation individuelle de chaleur et d'eau chaude sanitaire du logement.

Pendant les 6 mois suivant l'envoi du décompte, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble des documents justifiant la récupération des charges.

Lorsque le contrat de fourniture d'eau n'est pas individualisé, le propriétaire doit transmettre au locataire, 1 fois par an, la facture d'eau et les informations complémentaires sur la qualité de l'eau que lui a communiqué la commune ou l'EPCI compétent.

Si le logement est situé dans une copropriété, le propriétaire doit transmettre les informations qui lui ont été transmises par le syndic.

En cas de régularisation tardive de charges

Lorsque la régularisation des charges n'est pas faite avant le 31 décembre de l'année qui suit l'année où les charges sont à payer, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois. Dans ce cas, le locataire versera le montant à payer au propriétaire (ou à l'agence immobilière) en 12 fois.

Le propriétaire (ou l'agence immobilière) qui donne son congé (préavis) pour vendre ou habiter au locataire, doit y joindre la notice d'information relative aux obligations du propriétaire et aux voies de recours et d'indemnisation du locataire.